Hier zijn ze, de zeven valkuilen binnen projectmanagement op complexe projecten!

Daar zit je dan, op je eerste project. Fresh gestart als trainee, maar totaal geen idee wat jou nu precies allemaal te wachten staat in de praktijk. We geven je in dit blog zeven valkuilen die elke projectmanager je kan navertellen. Want deze valkuilen komen meer dan één keer voor en lopen nog altijd – zelfs bij zeer ervaren projectmanagers – regelmatig mis. Weten is immers kennis. Met die kennis creëer je daarna weer ervaring en vise versa. En met de kennis en ervaring die jij opbouwt tijdens je Deg Young Talent Program kun jij je projecten effectiever afronden!

Binnen projectmanagement zijn er zeven belangrijke pijlers:

1. Communicatie

2. Planning

3. Details

4. Toolgebruik

5. Controle en opvolging

6. Risicomanagement

7. Bijhouden van de scope

Dat zijn ze: de zeven uitdagingen binnen projectmanagement. Deze punten zorgen dat een project staat of valt. Daarom is het voor een projectmanager zo belangrijk om continue overal bovenop te zitten. Hieronder leggen we je per valkuil uit waar het vaak fout gaat en hoe je dit aan kan pakken. Wil je nog meer weten hierover? Dan kun je je aanmelden voor ons traineeship projectmanagement waarin jij met theorie en praktijktrainingen de weg vrijmaakt binnen projectmanagement!

Yes, ik wil me aanmelden!

1. Communicatie

Iedereen kan het hiermee eens zijn: proactief informatie en kennis delen is belangrijk tijdens ieder project. Toch blijkt nog steeds dat slechte communicatie de belangrijkste reden is voor een mislukt project.
Nu zijn er verschillende redenen waarom de communicatie niet geslaagd verloopt. De belangrijkste reden is miscommunicatie of nog erger: überhaupt geen communicatie. Hoe? Door bijvoorbeeld taalbarrières, karakterverschillen, persoonlijke problemen op de werkvloer en het gebruiken van de verkeerde communicatiekanalen. Je kunt je voorstellen dat deze slechte communicatie flinke gevolgen kan hebben. Er ontstaan verwachtingen die niet waar worden gemaakt bij allerlei stakeholders. Die verschillende verwachtingen kunnen leiden tot teleurstelling, gekwetste ego’s, haastwerk en onnodige stress.

2. Planning

Ieder project hoort een goede planning te hebben, maar dit onderdeel wordt vaak vergeten of afgeraffeld. Iedereen weet dat het moet gebeuren, maar hoe belangrijk dit deel van een project is wordt nog vaak onderschat. Wanneer de scope van het traject, verantwoordelijkheden en tijdslijn voorafgaand aan het project vastgesteld worden, zullen er later minder problemen ontstaan. Met een goed plan krijg je voldoende ondersteuning, tijd en middelen en zullen deadlines gehaald worden.

3. Details

Hoeveel budget is er nog? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de planning? Zitten we nog op schema om de deadline te halen? Details zijn belangrijk, maar als er veel projecten tegelijk lopen of een project ontzettend groot en complex is, is het niet gemakkelijk om met ieder detail constant rekening te houden. Het kan nare gevolgen hebben als je details uit het oog verliest. Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting, de verkeerde klant aanspreken over een project; het zijn situaties die jou voor gek zetten, een tegenslag zijn voor het volledige project en toekomstige projecten in gevaar kunnen brengen. Hou je dit bij, monitor je dit én ben je in staat om fouten daardoor voor te zijn? Dan is een rol als projectmanager misschien wel voor jou weggelegd.

4. Toolgebruik

Een projectmanager gebruikt vaak uiteenlopende tools om taken, doelen en de status van projecten bij te houden. Toch voldoet veel software niet aan deze voorwaarden: veel tools zijn niet flexibel genoeg, waardoor ze niet afgestemd zijn op je wensen en behoeften, of ze zijn complex, waardoor jij en het team veel kostbare tijd verliezen. Bijzonder frustrerend, want de tools zijn er juist om het werk gemakkelijker te maken.

5. Controle en opvolging

Je kan je project starten met een waterdichte planning, maar dat heeft weinig zin als je deze tussentijds niet opvolgt. Om er zeker van te zijn dat het project soepel verloopt, zou je regelmatig een check-in moeten doen en wijzigen aanbrengen waar nodig. Dat betekent ook dat je voldoende met het team communiceert om vertraging te voorkomen.

6. Risicomanagement

Elk project is uniek. Dat betekent ook dat ze in zekere mate onvoorspelbaar zijn. Het kwalificeren en kwantificeren van deze onzekerheid helpt je om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mislopen. Dit noemen we risicomanagement en dat is onderdeel van jouw takenpakket als projectmanager. Werk je in een groot project samen met een risicomanager? Dan kun je sparren en er samen voor zorgen dat risico’s zo vlekkeloos mogelijk verlopen.

7. Bijhouden van de scope

Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om ‘een kleine aanpassing’ van het project. Een super kleine wijziging, die geen invloed zou mogen hebben op de planning of het budget. In de realiteit werkt dat vaak niet zo. Het evenwicht tussen kosten, tijd en het doel, dat jij zo zorgvuldig hebt uitgedacht, raakt uit balans. Daarmee wordt zowel het project als het resultaat in gevaar gebracht. Als projectmanager aan jou de taak om daarover te waken en je stakeholders duidelijk te maken wat de gevolgen zijn van een “kleine wijziging” van het plan.

Het is niet mogelijk om vooruit te kijken op deze pijlers, tenzij je een glazen bol hebt of beschikt over magische krachten natuurlijk. Maar met de juiste kennis in huis kun je de juiste inschattingen maken en anticiperen op de uitdagingen die er voor je klaar liggen op de werkvloer!

2019-01-04T11:08:26+00:00 12 december 2018|Projectmanagement|