Een complex project succesvol afronden vraagt om de volgende 7 vakgebieden

Welke rollen zijn nodig bij het opzetten, doorlopen en afronden van een grootschalig project?

In je eentje is het niet mogelijk om alle onderdelen van het project te beheren. Daar heb je simpelweg niet genoeg tijd voor, de expertise niet voor, of je project loopt ontzettend uit. Om te weten met wie je samen hoort te werken op een project is het handig om te weten welke verschillende rollen er zijn. Al deze rollen (ook wel vakgebieden genoemd) samen vormen het projectteam.

We hebben al in een ander artikel uitgelegd wat de valkuilen zijn binnen een projectteam, maar nog niet welke vakgebieden er zijn en de rollen die samenwerken in het projectteam om een grootschalig project in goede banen te leiden. We hebben de belangrijkste 7 vakgebieden geplaatst in een kort overzicht:

Planningsmanagement

Risicomanagement

Financieel management

Contractmanagement

Kwaliteitsmanagement

Omgevingsmanagement

Informatiemanagement

Een planner, risicomanager, financieel manager, contractmanager, kwaliteitsmanager, omgevingsmanager en een informatiemanager werken samen om een project in goede banen te leiden. Elke specialist heeft zijn eigen expertisegebied en werkt nauw samen met de andere vakgebieden. Zo heeft een planner een risicomanager om te bepalen hoe groot de kans is dat het aspect tijd wordt beinvloed door  mogelijke risico’s. Een financieel manager weer inzicht geven in de financiële impact bij beslissingen die de omgevingsmanager moet nemen. Ze werken allemaal met tijd, geld en scope.

Met welk vakgebied heb jij affiniteit?

Doe onze persoonlijkheidsquiz en find out!

Ik wil de test maken!

Wat is je rol nu als planner of als bijvoorbeeld risicomanager op een grootschalig project. Om je een beter beeld te geven van elk vakgebied, leggen we je hieronder graag uit.

1. Planningsmanager / Planner

Een planningsmanager houdt zich bezig met het opstellen en bijhouden van de projectplanning. Daarnaast houdt een planner bij wat er daadwerkelijk uitgevoerd is en voegt dit toe aan de gemaakte planning. Een planner anticipeert op risico’s en werkt nauw samen met de risicomanager op het project. Alle mijlpalen in het project worden continue bijgehouden en bijgesteld waar nodig.

Een planning is dus nooit af. De planner houdt deze continue bij en houdt rekening met allerlei externe factoren om ervoor te zorgen dat het project zo goed mogelijk op schema loopt.

2. Risicomanager 

De risicomanager op een groot project houdt zich bezig met het inventariseren en kwantificeren van de risico’s die van toepassing zijn. Dit is zowel op financieel vlak als op niet financieel vlak. Hij of zij heeft daarnaast ook de taak om het management bewust te maken van de risico’s die er zijn of kunnen ontstaan in de looptijd van het project. Bijvoorbeeld door verschillende scenario’s door te rekenen en deze te bespreken.

Dit gebeurt met een risicoanalyse. Deze analyse wordt uitgevoerd in een bepaalde volgorde.

  1. Er wordt gekeken naar wat het risico inhoudt
  2. Er volgt een evaluatie over de kans dat het risico zal voorkomen op het project
  3. Wat is de impact van dit risico?
  4. Wat kunnen we eraan doen (mitigerende maatregelen)?
  5. Wat is er al gedaan om de kans te verkleinen?

Deze analyse helpt de risicomanager dan weer bij het inschatten en het maken van de planning met de planner.

 

3. Financieel manager / Cost Controller

Financieel management wordt steeds meer gezien als een bestuurdersfunctie. De definitie luidt als volgt: de activiteiten met het doel het inrichten, onderhouden en bewaken vanuit een financieel en bedrijfsmatig perspectief effectieve informatievoorziening ter ondersteuning en uitvoering van de bedrijfsprocessen van de organisatie.

Financieel management betreft activiteiten als boekhouding, budgettering, jaarrekeningen, kengetallen, kosten-batenanalyse, loonkosten, omzet, prijsbeleid, rendement, vermogenspositie en accountantscontrole. Recent winnen die activiteiten aan belang die gericht zijn op het ondersteunen van continu verbeteren en concurrentiekracht. Bijvoorbeeld door regelmatige feedback van behaalde resultaten aan de onderdelen van de organisatie.

4. Contractmanager / Contracting Manager

Zoals we al eerder hebben geschreven in ons blog ‘Wat is Contractmanagement?’, is een contractmanager bezig met het managen van het contractmanagement proces, het ontwikkelen en afstemmen van een contract tot de gunning samen met in- en externe partijen op een ethische manier. Hierna wordt het contract procesmatig beheerd, veranderd en verbeterd tot en met de afronding.

De contractmanager houdt zich dus bezig met het managen van alle contracten vóór de gunning, en ná de gunning van het project. In beide fases heeft contractmanagement een coördinerende, beheersende en leidende rol. Een contract is nooit af, er zal altijd onderhandeld blijven worden. De contractmanager heeft kennis nodig van de techniek, het ontwerp, commercie, uitvoering, planning, kwaliteit, algemene voorwaarden, verzekeringen etc. Buiten deze kwantificeerbare aspecten is er ook een serieuze hoeveelheid empathie, relationele skills en het vermogen tot objectief en ethisch nadenken nodig met het oogpunt op ‘best for project’. Lees het blog voor nog meer inhoudelijke informatie!

5. Kwaliteitsmanager / Quality Control Manager

Kwaliteitsmanagement: het beheersen en systematisch optimaliseren van bedrijfsprocessen. Processen beheersen, maar ook continu verbeteren dus.

Er ontstonden in de jaren 50 allerlei methoden om werkwijzen te borgen met behulp van een kwaliteitssysteem (inclusief handboek), de performance te meten met Key Performance Indicators (KPI’s) en andere managementinformatie, variaties te monitoren, te analyseren en deze vervolgens te vertalen in ingrepen waarmee de totstandkomingsprocessen steeds verder geoptimaliseerd werden.

Niet alleen de klant, maar ook aandeelhouders, medewerkers, leveranciers, de overheid en de maatschappij als geheel stellen kwaliteitseisen. En al deze eisen moeten gelijktijdig en in samenhang gemanaged worden. Het managen van deze kwaliteitseisen – en de relaties ertussen – is werk voor de kwaliteitsmanager. Het begrip kwaliteit is rekbaar en de rek is er voorlopig nog niet uit.

6. Omgevingsmanager

Bij een project wordt er gekeken naar de omgeving. Als er bijvoorbeeld een nieuwe brug gebouwd wordt, zijn er stakeholders die tijdens de voorbereiding, de bouw of erna betrokken worden bij deze bouw. Het omgevingsproces is dan gericht op overeenstemming en samenwerking en met een uitkomst die van waarde is voor de initiatiefnemer en de stakeholder(s).

Werken aan vertrouwen is een belangrijk onderdeel van professioneel omgevingsmanagement. Het is geen doel op zich, maar wel een van de belangrijkste voorwaarden voor een goede samenwerking. Het komt tot uitdrukking in vier context onafhankelijke uitgangspunten die richtinggevend zijn voor de eigen houding en het gedrag gedurende het hele omgevingsproces:

  1. Sturen op betrouwbaarheid
  2. Streven naar gelijkwaardigheid
  3. Werken aan gezamenlijkheid
  4. Aandacht voor de relatie

7. Informatiemanager / Document Controller

Als informatiemanager ben je niet alleen bezig met technische vragen zoals: hoe stop ik deze gegevens het best in computer (data-architectuur). De opslagcapaciteit van computers is namelijk bijna grenzeloos en bovendien niet meer duur. Nu alle mogelijke informatie dus opgeslagen kan worden, ontstaat de vraag: welke informatie verzamel je en welke stop je in de computer? Bij welke informatie is het management het beste gediend bij de besluitvorming? Welke informatie wordt er openbaar gemaakt via het internet voor de klanten?

Een informatiemanager zorgt dat de interne en externe stroom van projectinformatie optimaal verloopt en bijdraagt aan het eindresultaat. Denk bij interne informatie aan financiële cijfers, rapporten en bij externe aan productinformatie. Informatie is binnen een bedrijf net een grondstof. Ze kan schaars zijn of juist overvloedig aanwezig, moeilijk of juist makkelijk bovengronds te krijgen. De taak van de informatiemanager is om ervoor te zorgen dat informatiestromen in een organisatie (nog) beter verlopen. Informatie- en communicatietechnologie (ICT) kan daarbij een hulpmiddel zijn, maar dit is geen vereiste.

Een top informatiemanager heeft diepgaande kennis van het primaire proces (waar het bedrijf zijn geld mee verdient). Door goede informatieproducten te maken, kan aantoonbaar geld worden verdiend voor het bedrijf.

Dus, het in goede banen leiden van een project kan waardoor ook alweer precies?

Een project valt of staat door de samenwerking tussen alle betrokken partijen. Alle betrokken partijen/afdelingen moeten hun medewerking verlenen, niet alleen bij het inwinnen van advies, maar ook bij de uitvoering van de verandering. Belangrijke vaardigheden zijn overtuigingskracht bij het adviseren en het goed kunnen hanteren van conflicten. Een eerlijke portie vertrouwen naar elkaar toe en de bereidheid tot effectief communiceren zorgen ervoor dat het projectteam samen kan werken!

2019-01-17T11:45:29+00:00 17 januari 2019|Projectmanagement|